🔖 Chuyên Viên Vận Hành Logistics Là Nghề Gì ? Vị Trí, Vai Trò, Mô Tả Công Việc, Kỹ Năng, Tiêu Chuẩn Tuyển Dụng. Tại Sao Biết Tiếng Trung Khó Tuyển ?
☎ Liên Hệ Gọi Ngay: 0968 970 650
Website : Goghepthanh.com
Chúng Tôi Rất Hân Hạnh Được Phục Vụ Quý Khách!
Công việc không kết thúc khi tàu rời cảng. Nó kết thúc khi hồ sơ sạch, phí đối soát xong, khách xác nhận nhận hàng.
1) Chuyên Viên Vận Hành Logistics là nghề gì? (Định nghĩa)
Chuyên Viên Vận Hành Logistics (Logistics Operations Specialist) là người biến hợp đồng và kế hoạch bán hàng thành những chuyến hàng cụ thể đi – đến đúng nơi, đúng thời điểm, đúng chi phí. Vai trò này đứng ở trung tâm của nhiều luồng công việc: phối hợp với bộ phận sales/CS để tiếp nhận yêu cầu, đặt chỗ với hãng tàu/airline/forwarder, làm việc cùng kho/bãi để gom – đóng – cân VGM, kết nối bộ phận chứng từ để phát hành BL/AWB và chuẩn bị các giấy tờ đi kèm, đồng thời theo dõi thông quan và giao hàng cuối. Nếu ví chuỗi cung ứng là một dàn nhạc, operations là nhạc trưởng giúp từng nhạc cụ vào phách, còn nếu xem là đường cao tốc, operations là người canh đèn tín hiệu, biển báo và tốc độ để tránh tắc nghẽn lẫn vi phạm. Bản chất của nghề không nằm ở sự “bận rộn” mà ở năng lực điều phối có hệ thống: nắm chắc Incoterms 2020 để phân định trách nhiệm – rủi ro – chi phí, hiểu quy trình hải quan để không sai luật, và biết đọc dữ liệu vận hành (cut-off, manifest, ETD/ETA, free time) để ra quyết định nhanh. Với sự bùng nổ thương mại điện tử xuyên biên giới và mạng lưới nhà cung cấp châu Á, logistics operations ngày càng cần khả năng giao tiếp đa ngôn ngữ, đặc biệt là tiếng Anh và – trong nhiều tuyến – tiếng Trung, để xử lý tình huống và thương lượng hiệu quả.
2) Vị trí trong tổ chức & Vai trò (điểm chạm chính)
Trong doanh nghiệp sản xuất/thương mại, vị trí operations thường trực thuộc bộ phận Logistics/SCM; ở phía 3PL/forwarder, đây là “xưởng vận hành” gắn chặt với Documentation, Customer Service và Finance. Người làm operations báo cáo cho Trưởng bộ phận Logistics/Operations hoặc Operations Manager, chịu KPI chéo từ nhiều phòng ban: đúng hạn (on-time submission), đúng–đủ chứng từ (no discrepancy), tối ưu chi phí (hạn chế dem/det/amendment), và chất lượng phục vụ (điểm hài lòng nội bộ/khách hàng). Điểm chạm chính hằng ngày gồm: hãng tàu/airline để book chỗ và nộp mốc SI/VGM/manifest; kho/bãi để sắp kế hoạch CY/CFS; bộ phận hải quan/compliance để chuẩn hóa HS code và các giấy phép chuyên ngành; ngân hàng khi thanh toán L/C; kế toán để đối soát phí. Tinh thần vai trò là “người gác cổng deadline” và “bộ nhớ quy trình”: nhắc – kiểm – xác nhận – ghi nhận. Khi làm tốt, operations rút ngắn lead time, ngừa rủi ro pháp lý, và tạo trải nghiệm trơn tru cho khách; khi làm chưa tốt, doanh nghiệp đối mặt với email căng thẳng, phí phát sinh và trễ kế hoạch giao hàng. Vì vậy, ngoài chuyên môn, sự điềm tĩnh – cẩn trọng – chủ động là ba phẩm chất khiến một chuyên viên vận hành trở thành “xương sống” của chuỗi cung ứng.
3) JD — Mô tả công việc theo vòng đời lô hàng
JD hiệu quả nên bám sát vòng đời lô hàng để tránh rời rạc giữa “việc của ai”. Ở tuyến xuất khẩu (SEA/AIR), operations tiếp nhận PO/PI, kiểm tra điều khoản Incoterms và phương thức thanh toán để xác định phạm vi trách nhiệm; thực hiện đặt chỗ và theo dõi các mốc cut-off như SI, VGM, manifest; chuẩn bị và soát bộ chứng từ gồm Invoice/Packing List/Shipping Instruction, BL/AWB, C/O và giấy phép chuyên ngành; xử lý telex release hay bộ OBL gốc; gửi pre-alert cho khách và cập nhật ETD/ETA. Ở tuyến nhập khẩu, operations đọc Arrival Notice/Pre-alert, phối hợp mở D/O và nộp thuế/phí, theo dõi thông quan và làm chuyên ngành, đối chiếu số lượng/chất lượng với PO/packing để đóng hồ sơ. Với e-commerce cross-border, thêm việc quản trị SLA pick–pack–ship, tỉ lệ hoàn/return và phối hợp last-mile. Tất cả đều cần checklist và lịch làm việc rõ ràng để không bỏ lỡ thời điểm vàng. Một JD gọn nên nêu 5–7 trách nhiệm chính, công cụ bắt buộc (Excel/Sheets, cổng hãng tàu), tiêu chuẩn KPI (on-time ≥98%, no discrepancy ≥95%), cùng lộ trình 30–60–90 ngày để ứng viên và nhà tuyển dụng có chung kỳ vọng. Bên dưới là checklist nhanh theo hai chiều hàng để bạn triển khai ngay.
- Kiểm Incoterms & thanh toán; đặt booking, bám cut-off (SI/VGM/manifest).
- Soạn & soát: Invoice/PL, SI, HBL/MBL/AWB, C/O, giấy phép.
- Telex release/OBL; pre-alert; theo dõi ETD/ETA; đối soát phí local.
- L/C: nộp bộ theo UCP 600/ISBP, hạn chế “discrepancy”.
- Nhận Pre-alert/Arrival Notice; mở D/O; nộp thuế/fee; làm chuyên ngành.
- Theo dõi thông quan; cập nhật ETA; phối hợp giao hàng.
- Đối chiếu với PO/packing; lưu trữ hồ sơ & version control.
4) Kỹ năng & Công cụ (must-have 2025)
Bộ kỹ năng trụ cột của operations gồm bốn nhóm. Thứ nhất là “chuẩn mực & pháp lý”: hiểu Incoterms 2020 để không ôm phần việc – chi phí của người khác, nắm cấu phần BL/AWB và quy định SOLAS–VGM, quen quy trình hải quan và HS code cơ bản để phối hợp trơn tru với bộ phận khai báo. Thứ hai là “dữ liệu & chi tiết”: kiểm soát mô tả hàng, số kiện/trọng lượng/CBM, tên cảng/voyage; xây quy ước tên file và thư mục theo lô, áp dụng nguyên tắc “4 mắt” trước khi gửi; dùng Data Validation trong bảng để giảm lỗi gõ. Thứ ba là “ngoại ngữ & giao tiếp”: email tiếng Anh súc tích – lịch sự – đúng thuật ngữ; trong nhiều tuyến châu Á, biết tiếng Trung giúp thương lượng nhanh hơn, đặc biệt với booking, amendment và telex release. Thứ tư là “công cụ”: Excel/Sheets (XLOOKUP, Pivot), PDF tools, cổng hãng tàu/INTTRA, TMS/WMS/ERP nội bộ. Ngoài ra, các kỹ năng mềm như ưu tiên theo cut-off, quản trị áp lực và tư duy phản biện sẽ quyết định sự bền bỉ trong cao điểm. Khi các mảnh ghép này hoạt động đồng bộ, mỗi email bạn gửi đều chứa quyết định đúng dựa trên dữ liệu thật, giúp lô hàng đi êm và ngân sách không “rò rỉ”.
- Chuẩn mực: Incoterms • BL/AWB • SOLAS–VGM • HS code
- Dữ liệu: Quy ước tên file • 4 mắt • Data Validation
- Công cụ: Excel/Sheets • PDF • INTTRA • TMS/WMS
5) Tiêu chuẩn tuyển dụng (ứng viên & JD)
Nhà tuyển dụng tìm ba điều: nền tảng đúng, dấu vết năng lực (artefact) và thái độ kỷ luật. Với Junior (0–1 năm), bằng cấp Logistics/XNK/Kinh tế/Thương mại là lợi thế nhưng không bắt buộc nếu có bằng chứng học – làm thực chiến: checklist cut-off tự xây, mẫu email pre-alert/amendment, bảng Data Validation… Với Senior (2–3 năm), nhà tuyển dụng mong bạn đã xử lý 10–30 lô, từng phối hợp L/C hoặc ít nhất hiểu UCP/ISBP cơ bản, quen việc đặt – theo – sửa booking và nộp các mốc đúng hạn. JD nên gọn một trang, nêu mục tiêu 90 ngày (on-time ≥98%, no discrepancy ≥95%, 1 SOP/checklist), 5–7 nhiệm vụ, công cụ bắt buộc và kênh phối hợp. Ngoại ngữ: email tiếng Anh tốt là tối thiểu; biết tiếng Trung là điểm cộng lớn cho tuyến CN–VN/ASEAN. Cuối cùng là thái độ: chủ động xác nhận, ghi chép có cấu trúc, trả lời đúng hẹn. Khi tiêu chuẩn rõ ràng và có “đường mòn” lộ trình 30–60–90, cả hai phía tránh được vòng phỏng vấn dài dòng, rút ngắn thời gian tuyển và giảm rủi ro nghỉ sớm do lệch kỳ vọng.
- Học vấn: Logistics/XNK/Kinh tế/Thương mại (hoặc tương đương).
- Kinh nghiệm: Junior 0–1 năm • Senior 2–3 năm (10–30 lô).
- Ngoại ngữ: EN email tốt • 中文 là lợi thế mạnh.
- KPI 90d: On-time ≥98% • No discrepancy ≥95% • 1 SOP/checklist.
6) Vì sao biết Tiếng Trung lại… khó tuyển?
Thực tế thị trường cho thấy vị trí operations biết tiếng Trung hiếm vì “yêu cầu kép”: vừa giỏi nghiệp vụ, vừa giao tiếp – đặc biệt là viết email – bằng 中文 đúng ngữ cảnh logistics. Nhiều nhà cung cấp/đại lý khu vực TQ/Đài Loan/Hồng Kông vẫn ưu tiên WeChat/QQ/email tiếng Trung trong trao đổi booking, cut-off, amendment, telex release và khi phát sinh sự cố. Ứng viên phải hiểu thuật ngữ chuyên môn (订舱 booking, 截关 cut-off, 提单 B/L, 放单 telex release, 改单 amendment) và phản hồi nhanh đúng khung giờ, đôi khi ngoài giờ Việt Nam để kịp mốc tàu. Đồng thời, người giỏi tiếng Trung thường có nhiều ngả rẽ hấp dẫn như Sales/Trading/Sourcing với thu nhập biến thiên theo hoa hồng, khiến pipeline ứng viên cho Operations mỏng hơn. Về phía doanh nghiệp, JD mơ hồ, KPI không đo được, thiếu phụ cấp ngôn ngữ/ca trực và lộ trình thăng tiến chưa rõ cũng làm giảm sức hút. Giải pháp tuyển đúng gồm: công khai phụ cấp ngôn ngữ, mô tả lộ trình 30–60–90 ngày có mentor đôi, xuất bản thư viện thuật ngữ CN–EN–VN và template email ba ngôn ngữ, linh hoạt ca trực theo tuyến, đồng thời mở hai nhánh phát triển (Ops chuyên sâu hoặc CS/Key Account tiếng Trung). Khi đầu tư đúng, bạn sẽ thấy nguồn ứng viên bền hơn và tỷ lệ giữ người cải thiện rõ rệt.
- Cầu cao – cung hẹp: tuyến CN–VN/ASEAN, khung giờ & thuật ngữ 中文.
- Giải pháp: phụ cấp ngôn ngữ • mentor đôi • thư viện thuật ngữ • ca linh hoạt.
7) Lộ trình 30–60–90 & KPI (ứng viên & đội ngũ)
Lộ trình 30–60–90 giúp ứng viên hòa nhịp nhanh và doanh nghiệp đo lường khách quan. 30 ngày đầu là “bắt mạch”: học SOP nội bộ, làm quen cổng hãng tàu/INTTRA, map cut-off của 3–5 hãng chính, luyện 3 mẫu email (VN/EN/CN) cho pre-alert, booking, amendment, đồng thời xây checklist cá nhân. 31–60 ngày là “vào guồng”: tự xử lý 70–80% lô tiêu chuẩn, duy trì on-time ≥97%, không tạo phí phát sinh do lỗi chứng từ, hoàn thiện 1 checklist dùng chung nhóm, làm mini-case rút kinh nghiệm. 61–90 ngày là “tạo tác động”: độc lập tuyến chính (ví dụ CN–VN), đạt on-time ≥98% và no discrepancy ≥95%, đề xuất 1 SOP/biểu mẫu cải tiến, chủ động xử lý 1 case phí (đàm phán dem/det hoặc amendment). KPI nên tách theo tầng: hoạt động (on-time submission, email SLA, số lô/tuần), chất lượng (no discrepancy, không phát sinh phí do lỗi), trải nghiệm (điểm hài lòng nội bộ/khách ≥8/10), và cải tiến (≥1 SOP/quý). Khi review, dùng bằng chứng: ảnh chụp màn hình, file mẫu, số đo trước–sau. Với đội ngũ, dashboard tuần theo cụm tuyến/kho/đại lý giúp phát hiện điểm nghẽn sớm, xoay ca trực và chia tải hợp lý. Kỷ luật nhỏ mỗi ngày sẽ tạo nên năng suất lớn bền vững.
- 1–30: SOP • INTTRA • map cut-off • 3 email mẫu VN/EN/CN.
- 31–60: Xử lý 70–80% lô tiêu chuẩn • on-time ≥97% • 1 checklist nhóm.
- 61–90: Độc lập tuyến chính • on-time ≥98% • no discrepancy ≥95% • 1 SOP cải tiến.
8) Phỏng vấn & email mẫu tiếng Trung (tham khảo nhanh)
Một quy trình tuyển dụng hiện đại không dừng ở câu hỏi “em đã làm gì?”, mà yêu cầu bằng chứng và mô phỏng tình huống. Với ứng viên, hãy chuẩn bị 3 mẩu chuyện theo STAR về đặt – sửa booking, xử lý miss cut-off, và nộp bộ L/C sạch, kèm ảnh chụp màn hình/biểu mẫu (ẩn thông tin nhạy cảm). Với nhà tuyển dụng, hãy dùng rubric 1–5 cho từng nhóm năng lực (domain, execution, communication, risk) và yêu cầu bài tập ngắn: kiểm draft BL/AWB, viết email amendment gọn – rõ, lập checklist cut-off cho một hãng tàu cụ thể. Với tuyến tiếng Trung, kiểm tra khả năng viết email theo bối cảnh và thuật ngữ: 订舱 (booking), 截关 (cut-off), 改单 (amendment), 提单 (B/L), 放单 (telex release). Dưới đây là 3 câu hỏi gợi ý và một mẫu email 中文 súc tích, bạn có thể dán vào JD/landing để ứng viên tự đánh giá. Khi mọi thứ dựa trên artefact và KPI, việc tuyển – thử việc – đánh giá trở nên công bằng, bớt cảm tính, giảm rủi ro nghỉ sớm do lệch mong đợi.
Kể một lần bạn miss cut-off và cách khắc phục? Từ đó rút ra SOP gì?
Walk me through your L/C documentation process and how you avoid discrepancies (UCP/ISBP).
请描述一次提单信息修改(amendment)的经历，你如何与船公司/客户沟通并控制费用？
Subject: 订舱确认 – PO#xxxx – ETD [港口/日期]
您好，
附上我司出运信息及 SI，请协助确认订舱并回传提单草稿。
截关 / VGM / 提单截单时间如下：[...]. 如需更改品名或数量，请于 T-1 前告知。谢谢！
Best regards, …
STT thú vị (caption nhanh để share mạng xã hội)
Dưới đây là các caption ngắn bám công thức Pain → Promise → Proof/Artefact → CTA. Bạn có thể cài 1–2 caption ở phần mở, 3–4 caption sát CTA hoặc “Bài liên quan” để kéo CTR. Gợi ý A/B: phiên bản nhấn nỗi đau (miss cut-off, dem/det, amendment muộn) so với phiên bản nhấn lời hứa (checklist hoá, data hygiene, email rõ, tiếng Trung lợi thế). Đồng bộ biểu tượng: 🚢/✈️ cho vận tải, ⏰/🗓️ cho deadline, 🀄 cho tuyến tiếng Trung, 📄/☑️ cho chứng từ – checklist. Khi thấy caption nào có CTR tốt hơn, hãy đẩy nó lên đầu block trong 7–14 ngày và thử biến thể ngắn hơn nhưng giữ lối dẫn sang checklist/JD/roadmap 90 ngày. Việc tối ưu caption nên gắn với GA4 `int_link_click`/`cta_click` để tránh “đo cảm giác”.
- 🚢 Ops giỏi = hàng đi êm = tiền về nhanh.
- ⏰ Cut-off không đùa — lỡ 1 phút, chậm 1 tuần.
- 📧 Email rõ + checklist chuẩn: vắc-xin chống phí dem/det.
- 🀄 Biết tiếng Trung + rành nghiệp vụ = combo hiếm của 2025.
- 🎯 Đo được mới lớn: On-time ≥98%, No discrepancy ≥95%.
- 🔗 Một CTA rõ + “Bài liên quan” đúng = phiên đọc sâu gấp đôi.
CTA: Bắt tay vào làm — xuất bản & áp dụng ngay tuần này
Sẵn sàng tăng “độ mượt” cho mỗi lô hàng? Hãy chọn một hành động nhỏ nhưng đo được trong 7 ngày: (1) Chuẩn hoá một checklist cut-off (SI/VGM/manifest) cho 3 hãng tàu bạn dùng nhiều nhất và dán trước màn hình; (2) Viết 3 mẫu email VN/EN/CN cho booking, pre-alert, amendment và nhờ đồng đội góp ý; (3) Tạo bảng Data Validation cho 10 trường hay sai (mô tả, HS code, số kiện, cảng, voyage…); (4) Biên soạn JD 1 trang cho chính vị trí Operations tại công ty để đồng bộ kỳ vọng team. Mục tiêu 90 ngày: on-time ≥98%, no discrepancy ≥95%, ≥1 SOP/checklist. Nếu bạn là nhà tuyển dụng, công khai phụ cấp ngôn ngữ/ca trực cho tuyến tiếng Trung và mô tả lộ trình 30–60–90 có mentor đôi; nếu bạn là ứng viên, biến 2 trải nghiệm gần nhất thành case 1 trang (STAR) và gắn vào CV/Portfolio. Giữ nguyên tắc “artefact + KPI”, bạn sẽ thấy hiệu suất tăng và cơ hội nghề nghiệp cải thiện rõ rệt — mà không cần chờ may mắn.
Tải mẫu checklist cut-off (SI/VGM/manifest) + quy ước đặt tên file để giảm lỗi & tiết kiệm thời gian.
Xem JD & ChecklistÁp dụng JD 1 trang & 3 mẫu email VN/EN/CN (Booking/Pre-alert/Amendment) để chuẩn hóa giao tiếp và tăng tốc xử lý lô.
Mở Template Email
Nhìn Thôi Đã Thấy Thèm...
Vitamin Trái Cây, Thanh Lọc Cơ Thể Giải Nhiệt Tâm Trí.
👉
Khám phá ngay
