🅱️ Danh Sách Hồ Sơ, Chứng Từ, Sổ Sách & Phương Pháp Phân Loại Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất & Thương Mại.
☎ Liên Hệ Gọi Ngay: 0968 970 650
Website : Goghepthanh.com
Chúng Tôi Rất Hân Hạnh Được Phục Vụ Quý Khách!
Quản lý hồ sơ tốt hôm nay, giảm rủi ro lớn ngày mai.
Phiên bản áp dụng thực tế cho cả hồ sơ giấy lẫn hồ sơ điện tử (DMS/Cloud), tối ưu tra cứu & tuân thủ kiểm tra.
Trong một doanh nghiệp sản xuất & thương mại, hồ sơ – chứng từ – sổ sách không chỉ là những tập giấy dày cộp nằm im trong tủ. Chúng chính là “bộ nhớ” của cả hệ thống vận hành, là bằng chứng pháp lý, là dữ liệu để ra quyết định, và đôi khi, là tấm lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro bất ngờ.
Thế nhưng, thực tế ở nhiều công ty, hồ sơ vẫn bị xếp chồng theo kiểu “miễn là có” chứ chưa “đúng nơi – đúng cách – đúng chuẩn”. Khi cần tra cứu, cả phòng phải bỏ dở công việc để lục tìm; khi kiểm toán, áp lực như “cuộc đua nước rút” với deadline.
Bài viết này không chỉ giúp bạn nắm trọn danh sách các loại hồ sơ, chứng từ, sổ sách mà một doanh nghiệp sản xuất & thương mại cần có, mà còn hướng dẫn phương pháp phân loại và sắp xếp sao cho khoa học, tiết kiệm thời gian, đồng thời sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu kiểm tra, từ nội bộ đến cơ quan chức năng.
1) Danh sách hồ sơ, chứng từ, sổ sách.
A. Hồ sơ pháp lý & hành chính
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD).
- Con dấu, giấy tờ đăng ký mẫu dấu.
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế, mã số thuế.
- Giấy phép chuyên ngành (nếu có: an toàn thực phẩm, môi trường, phòng cháy chữa cháy…).
- Điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm, phân quyền.
- Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, quyết định tăng/giảm lương.
- Hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN.
B. Hồ sơ tài chính – kế toán
Chứng từ kế toán :
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ/có ngân hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Sổ sách kế toán:
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ tiền gửi ngân hàng.
- Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.
- Sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ tiền gửi ngân hàng.
- Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.
- Sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả.
Hóa đơn & chứng từ thuế:
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT đầu ra.
- Hóa đơn mua hàng, dịch vụ đầu vào.
- Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN.
Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo KQKD, lưu chuyển tiền tệ.
Hồ sơ kiểm toán (nếu có).
C. Hồ sơ sản xuất
- Định mức nguyên vật liệu (BOM – Bill of Materials).
- Phiếu yêu cầu sản xuất, lệnh sản xuất.
- Kế hoạch sản xuất theo ngày/tuần/tháng.
- Biên bản nghiệm thu bán thành phẩm, thành phẩm.
- Sổ theo dõi hao hụt, phế phẩm.
- Hồ sơ máy móc, thiết bị (bảo trì, bảo dưỡng).
D. Mua hàng – bán hàng
- Hợp đồng mua nguyên vật liệu, hàng hóa.
- Hợp đồng bán hàng.
- Báo giá, đơn đặt hàng.
- Phiếu nhập – xuất kho.
- Biên bản giao nhận hàng hóa.
- Biên bản đối chiếu công nợ.
E. Kho vận – logistics
- Sổ kho: sổ chi tiết vật tư, hàng hóa.
- Biên bản kiểm kê định kỳ.
- Hồ sơ vận chuyển: lệnh điều xe, biên bản giao hàng, chứng từ vận tải.
F. Quản trị & marketing
- Kế hoạch kinh doanh, chiến lược sản phẩm.
- Hồ sơ khách hàng, danh sách nhà cung cấp.
- Hồ sơ quảng cáo, hợp đồng dịch vụ marketing.
- Hồ sơ nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ.
2) Phương pháp phân loại & sắp xếp
Có thể chia thành 4 phương pháp chính để áp dụng linh hoạt tùy loại tài liệu:
1. Phân loại theo chức năng
- Hành chính – nhân sự.
- Kế toán – tài chính.
- Sản xuất.
- Mua hàng – bán hàng.
- Marketing – quản trị.
➡️ Ưu điểm : dễ phân công bộ phận quản lý.
2. Phân loại theo thời gian
- Theo năm → quý → tháng.
- Ví dụ: thư mục 2025/Tháng 08/Báo cáo tài chính
➡️ Ưu điểm : nhanh tra cứu theo mốc thời gian báo cáo.
3. Phân loại theo số thứ tự & ký hiệu
Mỗi loại hồ sơ gắn một mã:
- PL: Pháp lý
- KT: Kế toán
- SX: Sản xuất
- MH: Mua hàng
- BH: Bán hàng
Ví dụ : KT-2025-08-001 (Chứng từ kế toán tháng 8/2025, số 001).
➡️ Ưu điểm: thuận tiện lưu trữ điện tử & liên kết với phần mềm.
4. Phân loại theo trạng thái
- Hồ sơ đang xử lý.
- Hồ sơ đã hoàn tất.
- Hồ sơ lưu trữ lâu dài.
➡️ Ưu điểm : hỗ trợ luồng công việc, giảm nhầm lẫn.
💡 Mẹo sắp xếp hiệu quả:
- Hồ sơ giấy: dùng bìa còng, phân loại theo màu (mỗi màu 1 nhóm chức năng).
- Hồ sơ điện tử: dùng thư mục phân cấp, kết hợp năm – tháng – mã hồ sơ – mô tả ngắn.
- Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu (DMS) để tìm kiếm nhanh.
- Đặt quy định đặt tên file thống nhất toàn công ty.
- Kiểm kê và lập danh mục hồ sơ định kỳ (6 tháng/lần hoặc 1 năm/lần).
3) Bảng phân loại chuẩn ISO kèm mã ký hiệu
Thiết kế theo tinh thần ISO 9001/14001/45001 về kiểm soát thông tin dạng văn bản. Tuỳ ngành có thể bổ sung mã chi tiết.
| Nhóm hồ sơ | Mã ký hiệu (Prefix) | Tài liệu/Chứng từ tiêu biểu | Ví dụ mã & tên file | Thời hạn lưu | Đơn vị chủ quản | Mức bảo mật |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pháp lý & Hành chính | PL | GPKD, đăng ký thuế, PCCC, điều lệ, bổ nhiệm | PL-2025-001_Dieu-le-cong-ty.pdf | Vĩnh viễn / theo luật | HCNS/Pháp chế | Mật |
| Kế toán – Tài chính | KT | Phiếu thu/chi, sổ quỹ, hóa đơn, BCTC, tờ khai thuế | KT-2025-08-015_Hoa-don-CTY-ABC.pdf | 10 năm (hoặc theo luật) | Kế toán | Mật |
| Sản xuất | SX | BOM/ĐMNVL, lệnh sản xuất, nghiệm thu, phế phẩm | SX-2025-08-003_BOM-Mat-hang-TEAK.xlsx | 5–10 năm | SX/QA | Nội bộ |
| Chất lượng (ISO/QA) | CL | SOP, WI, Biểu mẫu, Hồ sơ đánh giá nội bộ | CL-2025-WI-07_QT-Kiem-soat-tai-lieu.docx | Vòng đời + 3 năm | QA/ISO | Nội bộ |
| Mua hàng | MH | Hợp đồng, PO, báo giá, NCC | MH-2025-PO-1023_PO-Go-tram.xlsx | 10 năm | Mua hàng | Nội bộ |
| Bán hàng | BH | Hợp đồng, SO, báo giá, công nợ | BH-2025-SO-2219_HD-Ban-van-ghep.pdf | 10 năm | Kinh doanh | Nội bộ |
| Kho vận – Logistics | LG | Phiếu nhập/xuất, thẻ kho, vận tải | LG-2025-08-INV-55_Phieu-xuat-kho.pdf | 5–10 năm | Kho/Logistics | Nội bộ |
| Nhân sự | NS | HS nhân viên, HĐLĐ, đánh giá, lương | NS-2025-HS-0007_Nguyen-Van-A.zip | HĐLĐ + 10 năm | HCNS | Mật |
| Bảo trì thiết bị | BT | Kế hoạch/biên bản bảo trì, hiệu chuẩn | BT-2025-08-019_Bao-tri-May-cua.docx | Vòng đời + 5 năm | Kỹ thuật | Nội bộ |
| Marketing & Nghiên cứu | MK | Kế hoạch marketing, báo cáo nghiên cứu | MK-2025-Q3_Ke-hoach-PR-van-ghep.pdf | 5 năm | Marketing | Nội bộ |
| An toàn – Môi trường | AT | ĐTM/ISO 14001, ATLĐ/ISO 45001, huấn luyện | AT-2025-02_Bien-ban-huan-luyen-PCCC.pdf | 5–10 năm | HSE | Nội bộ |
Gợi ý mở rộng mã cấp 2/3 (Suffix): WI (Work Instruction), SOP, FORM, PO, SO, INV (phiếu), v.v.
4) Quy ước đặt tên & ví dụ áp dụng
| Trường | Mô tả | Quy ước | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Mã nhóm | Prefix theo bảng ISO ở trên | PL/KT/SX/CL/MH/BH/LG/NS/BT/MK/AT | KT |
| Ngày/Thời gian | Định dạng chuẩn | YYYY-MM hoặc YYYY-MM-DD | 2025-08 |
| Số thứ tự | Tăng dần theo tháng/nhóm | 001, 002, ... | 015 |
| Mô tả ngắn | Không dấu, nối bằng gạch nối | [chu-de]-[doi-tuong] | Hoa-don-CTY-ABC |
| Trạng thái | Vòng đời tài liệu | draft / daxuly / banhanh / luutru | daxuly |
Cấu trúc đề xuất: [Mã nhóm]-[YYYY]-[MM]-[Số]-[Mô tả]-[Trạng thái].[định_dạng]
Ví dụ: SX-2025-08-003_BOM-End-Grain-ban-A_draft.xlsx
- Tạo master list mã nhóm theo bảng ISO; cấp quyền thư mục theo nhóm.
- Thiết lập mẫu đặt tên tự động trong DMS/Cloud (VD: SharePoint/Google Drive add-on).
- Rà soát 6–12 tháng/lần: đối chiếu lưu trữ tối thiểu theo luật & yêu cầu khách hàng/đánh giá ISO.
Nhìn Thôi Đã Thấy Thèm...
Vitamin Trái Cây, Thanh Lọc Cơ Thể Giải Nhiệt Tâm Trí.
👉
Khám phá ngay
